O cliente remarca por telefone e eu perco o registro

Por que isso acontece?

Na ligação existe pressa dos dois lados. Você está no meio de outra coisa, anota num papel solto ou na cabeça, e promete registrar quando der. Aí chega o próximo cliente e o papel some.

Some a isso o fato de a ligação não deixar rastro. Se depois o cliente disser que combinou às quinze horas e você lembrar de dezesseis, não existe nada escrito para consultar, e a conversa vira a palavra de um contra a do outro.

O que resolve de verdade?

Sem custo, e é a mudança que mais resolve: mude a agenda durante a ligação, com a pessoa ainda na linha, e leia o horário em voz alta para ela confirmar. Isso elimina quase todo o problema sozinho.

Logo depois, mande uma mensagem curta com o novo dia e horário. Além de virar registro escrito, ela serve de lembrete e de prova amigável se houver divergência.

Se outra pessoa atende o telefone, defina o mínimo obrigatório de anotação: nome, telefone, serviço, horário antigo e horário novo. Sem esse mínimo, a informação chega incompleta e você liga de volta.

Se as ligações são poucas, pare aqui. Registrar na hora resolve, e não custa nada.

O que Certu faz nesse caso?

Quando o telefone toca mais do que dá para atender, o atendente de ligações de Certu atende a chamada, remarca na agenda conectada e deixa o registro escrito no CRM, com a conversa transcrita no contato. A confirmação por escrito sai pelo WhatsApp em seguida.

O atendente de ligações está nos planos Max e Max +, que incluem franquia de minutos. Se o seu volume de ligação é pequeno, a rotina manual de registrar na hora é a resposta certa e sai por zero.