Modelos prontos
Mensagem de lista de espera: modelos prontos
Resposta rápida
A lista de espera tem três mensagens diferentes, e a maioria das clínicas só escreve uma. A primeira coloca o paciente na fila e combina como ele será chamado; a segunda oferece a vaga que abriu, com prazo curto para responder; a terceira avisa quem não pegou, para ninguém ficar esperando sem saber.
Lista de espera é a ferramenta mais barata que existe contra buraco de agenda. Ela transforma o cancelamento de terça em consulta de terça, sem gastar um centavo em anúncio.
O que quebra a lista quase nunca é o software. É a mensagem vaga: "vou te avisar se abrir" nunca vira nada, porque ninguém se lembra de avisar.
As três mensagens da fila
| Momento | O que a mensagem faz | Prazo |
|---|---|---|
| Entrada na fila | Registra período, profissional e como avisar | Na hora do pedido |
| Vaga aberta | Oferece dia e hora exatos e pede resposta | Curto: minutos a poucas horas |
| Vaga preenchida | Avisa quem não pegou e mantém o lugar na fila | Logo depois de fechar |
No celular, arraste a tabela para o lado.
A terceira é a que quase ninguém manda, e é a que segura a fila viva. Paciente que foi chamado, demorou e nunca mais soube de nada sai da lista por conta própria.
Nove modelos para copiar
1. Entrada na fila
O paciente pediu um horário que não existe agora.
Para [período] a agenda está cheia, [nome], mas eu te coloco na lista de espera.
Se alguém desmarcar, eu te chamo aqui na hora.
Enquanto isso, quer deixar marcado [data mais distante] como garantia? Se abrir antes, a gente troca.
2. Entrada na fila com preferência
Vale perguntar quando o paciente consegue vir.
Anotei você na lista de espera, [nome].
Para eu te chamar certo: quais dias e horários funcionam para você?
Consegue vir em cima da hora, no mesmo dia, se abrir?
3. Vaga aberta, primeira chamada
Alguém cancelou e o horário existe agora.
Abriu uma vaga, [nome]: [dia da semana], [data], às [hora], com [profissional].
Consigo segurar até [hora limite].
Me responde sim ou não que eu já resolvo.
4. Vaga aberta para hoje
Cancelamento em cima da hora, mesmo dia.
[nome], vagou hoje às [hora]. Consegue vir?
É com [profissional], em [endereço].
Preciso da resposta até [hora limite] para não segurar de quem está atrás na fila.
5. Segunda chamada, sem resposta
Passou o prazo e o paciente não respondeu.
Oi, [nome]! Ainda está de pé a vaga de [hora] de hoje?
Se eu não tiver resposta até [hora limite], passo para o próximo e te mantenho na lista.
6. Vaga preenchida por outra pessoa
Alguém aceitou antes.
[nome], essa vaga de [data] acabou de ser preenchida.
Você continua na lista, no mesmo lugar.
Aviso assim que abrir a próxima.
7. Fila longa, expectativa honesta
O paciente pergunta quanto tempo vai esperar.
Hoje tem [número] pessoas na frente para [período], [nome].
Não dá para prometer prazo, porque depende de cancelamento.
Quer deixar marcado [data disponível] e ficar na lista ao mesmo tempo?
8. Saída da fila
O paciente marcou em outro lugar ou não quer mais.
Tudo certo, [nome], tirei você da lista de espera.
Se mudar de ideia, é só me mandar mensagem que eu coloco de volta.
9. Limpeza da fila
De tempos em tempos, para a lista não virar ficção.
Oi, [nome]! Você está na nossa lista de espera para [período] desde [mês].
Ainda quer? Responde sim para eu manter, ou não para eu tirar.
As quatro regras que fazem a fila funcionar
- Prazo curto na oferta. Sem hora limite, a vaga fica parada esperando uma resposta que não vem.
- Ordem visível. Chame na ordem e diga que é por ordem; furar fila sem critério gera reclamação.
- Uma pessoa por vez, não disparo para todos. Oferecer a mesma vaga para dez pessoas cria nove frustrados.
- Limpeza a cada mês. Lista antiga é lista falsa, e ela faz a clínica achar que tem demanda que já foi embora.
A terceira regra tem exceção prática: com fila muito grande e vaga para daqui a uma hora, chamar dois em sequência rápida é melhor que perder o horário. O que não vale é mandar para a lista inteira de uma vez.
Como a IA ajuda na lista
A IA faz a parte chata: ela recebe o pedido a qualquer hora, registra o período que o paciente quer, guarda isso na ficha dele e escreve a oferta quando a recepção soltar a vaga. Ela também responde a pergunta "já abriu alguma coisa?" sem ninguém precisar abrir o sistema.
O que continua sendo decisão da clínica é quem tem prioridade. Se a regra for "quem cancelou menos vezes tem preferência", escreva isso no Cérebro; sem regra escrita, a ordem é a de chegada.
Como evitar que a vaga liberada vire horário dobrado está em como evitar dois pacientes no mesmo horário.
Perguntas frequentes
Quanto tempo devo segurar a vaga para quem foi chamado?
Para vaga do mesmo dia, entre trinta minutos e duas horas. Para vaga da semana seguinte, até o fim do dia. O importante é dizer a hora limite na mensagem.
Posso mandar a vaga para vários pacientes ao mesmo tempo?
Evite. Quem responde depois se sente enganado. Com fila grande e vaga imediata, chame dois em sequência, nunca a lista inteira.
A lista de espera diminui a falta?
Ela não diminui a falta; ela diminui o prejuízo da falta, porque o horário vazio volta a ser ocupado.
Onde a lista fica guardada?
Na ficha do paciente dentro do painel, com o período que ele pediu, e a conversa inteira fica junto.
A IA chama sozinha quem está na lista?
Ela escreve e manda a oferta quando a vaga é liberada. Certu não tem nenhuma chamada automática por vencimento de intervalo de tratamento.
Quer que a IA faça isso no seu WhatsApp?
Certu é um software de automação com IA para pequenas e médias empresas brasileiras. A IA atende no WhatsApp da clínica, marca na agenda e registra cada conversa. O plano Start custa R$ 349 por mês, sem fidelidade. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
Organizar a lista de espera da clínicaVocê conecta o número que a clínica já usa.