Agenda
Como evitar dois pacientes marcados no mesmo horário?
Resposta rápida
A conferência precisa acontecer na hora de GRAVAR o agendamento, não na hora de oferecer o horário. Certu relê a agenda no instante da gravação e recusa o horário que foi tomado nesse meio tempo, em vez de confiar na lista que mostrou dois minutos antes.
Horário dobrado quase nunca nasce de um sistema burro. Nasce de uma janela de poucos minutos: a IA ofereceu 14h às 10h02, o paciente pensou, respondeu "pode ser" às 10h06, e às 10h04 a recepção marcou outra pessoa nas 14h pelo telefone.
Quem só confere no momento de oferecer perde essa janela toda vez. A regra que resolve é simples de dizer e chata de implementar: ler de novo, no último instante, antes de escrever.
Os cinco lugares onde Certu confere o horário
| Lugar | O que é conferido |
|---|---|
| Página pública de agendamento, ao mostrar | Esconde horário ocupado, folga e bloqueio |
| Página pública de agendamento, ao gravar | Relê e recusa se a vaga encheu entre a tela e o clique |
| Conversa do WhatsApp | A IA só oferece horário que passou pela mesma regra |
| Agenda do Google conectada | Esconde o horário em que o profissional já tem compromisso |
| Feegow, quando a clínica usa | Relê os horários livres daquele dia e daquele procedimento antes de gravar |
No celular, arraste a tabela para o lado.
O caso do Feegow é o mais explícito: o sistema relê os livres, acha ou cadastra o paciente e só segue com o código do agendamento na mão. Se qualquer passo falhar, a resposta que já dizia "agendado" é TROCADA antes de sair, e o paciente nunca lê uma confirmação que não existe.
Aberto na leitura, fechado na escrita
Existe uma decisão de projeto por trás disso, e ela vale a pena entender porque muda o que a clínica pode esperar.
Quando a leitura dos bloqueios falha na hora de MOSTRAR, o sistema segue e mostra o horário. No pior caso aparece um horário que estava bloqueado, que é exatamente o comportamento de antes. Quando a leitura falha na hora de GRAVAR, o sistema RECUSA e pede para tentar de novo.
O motivo é a diferença de estrago: mostrar um horário a mais incomoda; gravar em cima da folga do profissional estraga o dia dele, e o erro só aparece quando o paciente já está na sala de espera.
O que a clínica precisa fazer do lado dela
- Cadastre a duração de cada serviço. Consulta de 20 minutos e procedimento de 90 não podem ocupar o mesmo tamanho de espaço na grade.
- Registre folga e feriado como bloqueio, não só na cabeça da recepção. Bloqueio que só pinta a tela não segura ninguém.
- Escolha quem marca: a IA ou a recepção. Se a clínica prefere que a IA só junte os dados e a pessoa marque, isso é uma configuração, não uma limitação.
- Conecte a agenda que o profissional realmente abre. Agenda bonita que ninguém consulta é a origem clássica do horário dobrado.
- Combine com a equipe que marcação por telefone entra no mesmo sistema na hora, não no fim do dia.
O quinto passo é o mais humano e o mais ignorado. Nenhuma conferência automática alcança o horário que existe só num papel em cima do balcão. Como organizar isso passo a passo está em como organizar a agenda do consultório pelo WhatsApp.
Quando a clínica QUER duas pessoas no mesmo horário
Acontece, e é legítimo: duas cadeiras na mesma sala, dois profissionais no mesmo turno, sessão em grupo. Nesses casos o horário tem capacidade maior que um, e a conferência passa a recusar só a partir da capacidade cheia.
O que não vale é deixar a capacidade aberta "por garantia". Agenda com capacidade errada não dobra por acidente: ela dobra o dia inteiro, todo dia, até alguém perceber.
E se o paciente marcar e não vier?
Horário dobrado e falta são problemas irmãos: os dois tiram dinheiro da mesma hora da grade. A diferença é que a falta tem tratamento próprio, com lembrete na véspera, confirmação e lista de espera.
Os modelos prontos para isso estão em lembrete de consulta na véspera e em como diminuir faltas de pacientes no consultório.
Perguntas frequentes
A IA pode marcar sozinha ou só a recepção marca?
Os dois modos existem. A clínica escolhe se a IA grava o horário ou se ela só junta os dados e deixa a marcação com a pessoa.
E se a recepção marcar pelo telefone no mesmo minuto?
A regravação relê a agenda antes de escrever. Quem chegar primeiro fica com o horário; o segundo recebe a recusa e os horários que sobraram naquele dia.
Certu lê o conteúdo dos meus compromissos do Google?
Não. O acesso pedido mostra só quando você está ocupado, nunca o título, o local ou quem está no compromisso.
Dá para bloquear só a tarde de sexta?
Sim: bloqueio é por data e faixa de hora, e vale para a página pública e para a conversa ao mesmo tempo.
A clínica precisa trocar de sistema de gestão?
Não. Certu marca na agenda própria, no Google Agenda conectado ou no Feegow. Trocar o sistema da clínica nunca foi requisito.
Quer que a IA faça isso no seu WhatsApp?
Certu é um software de automação com IA para pequenas e médias empresas brasileiras. A IA atende no WhatsApp da clínica, marca na agenda e registra cada conversa. O plano Start custa R$ 349 por mês, sem fidelidade. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
Ver a IA marcando na minha agendaVocê conecta o número que a clínica já usa.