Passo a passo
Como organizar a agenda do consultório pelo WhatsApp?
Resposta rápida
Use uma agenda só, com os tipos de consulta e a duração de cada um escritos, e faça o WhatsApp trabalhar para ela: toda marcação sai da conversa com confirmação por escrito, o paciente recebe lembrete antes, e quem desmarca recebe dois horários novos na mesma conversa. O WhatsApp é a porta de entrada, e a agenda fica num lugar só.
O erro mais comum é tratar o WhatsApp como agenda: o horário fica combinado numa conversa, anotado num papel e esquecido no sistema. Dois pacientes chegam no mesmo horário, e ninguém sabe onde estava o combinado.
Os oito passos abaixo servem para quem marca à mão, com uma recepcionista, ou com uma IA. Eles mudam pouco de um caso para o outro.
Os oito passos
- Escolha a agenda principal. Pode ser o sistema da clínica, o Google Agenda ou um caderno. O que importa é ser uma só, e todo mundo marcar nela.
- Escreva os tipos de consulta. Primeira consulta, retorno, avaliação, procedimento. Para cada um, a duração e quem atende.
- Separe blocos. Horários só para primeira consulta, só para retorno e um ou dois para encaixe. Assim o dia não enche de uma coisa só.
- Decida quem marca. A recepção, você ou a IA. Se for a IA, ela precisa enxergar a agenda principal, e não uma agenda dela.
- Confirme por escrito. Toda marcação termina com dia, hora, profissional e endereço numa mensagem. Os textos estão em mensagem de confirmação de consulta.
- Mande lembrete. Na véspera, e se quiser mais perto do horário. Veja lembrete na véspera.
- Remarque na mesma conversa. Quem avisa que não vai recebe dois horários novos na resposta, e o horário antigo é liberado na hora. Modelos em remarcação de consulta.
- Feche o dia. No fim do expediente, confira quem ficou sem resposta e quem pediu horário e não marcou.
O que fica em cada lugar?
| Informação | Onde fica | Por quê |
|---|---|---|
| O horário marcado | Na agenda principal | Um lugar só evita dois pacientes no mesmo horário |
| A confirmação ao paciente | Na conversa do WhatsApp | O paciente tem o combinado por escrito |
| Quem é o paciente e o histórico de conversas | No cadastro ou no CRM | A próxima pessoa que atende sabe o que já foi dito |
| O motivo clínico da consulta | No prontuário, com o profissional | Dado de saúde é sensível e não precisa circular na conversa |
| As regras da agenda | Escritas num lugar que toda a equipe lê | Todo mundo marca do mesmo jeito |
No celular, arraste a tabela para o lado.
Como tratar encaixe e urgência pelo WhatsApp?
Encaixe é decisão do profissional, não de quem marca. Escreva a regra: quem pode pedir encaixe, em que horários existem, e quem aprova. Sem regra escrita, todo pedido vira exceção, e a agenda do dia estoura.
Urgência não é encaixe. Mensagem com sinal de urgência, como dor no peito, falta de ar ou sangramento que não para, não recebe oferta de horário: recebe a orientação de ligar para o SAMU no 192 ou ir ao pronto-socorro.
Como a IA de Certu organiza a agenda?
- Marca onde a clínica marca. No Feegow, conferindo o horário antes de gravar, ou na agenda de Certu ligada ao Google Agenda.
- Ou só anota. Você escolhe se a IA marca sozinha ou só avisa a equipe para confirmar. Com sistemas sem integração, como o iClinic, ela anota e a recepção marca.
- Lembra. Por padrão, 24 horas e 1 hora antes da consulta confirmada, e você escolhe até 3 horários.
- Remarca. Na agenda de Certu, oferece horários livres, remarca e libera o horário antigo.
- Fecha o dia com você. Se você ligar, recebe no fim do dia, no WhatsApp, quantas pessoas falaram com a clínica, quantos horários foram marcados e quem ficou sem resposta.
- Respeita o horário que você escolher. Fora do expediente, a IA pode atender normalmente, ou avisar quando a equipe volta.
Num consultório médico que usa Certu, a IA respondeu 106 mensagens de pacientes fora do horário de atendimento em 7 dias.
Perguntas frequentes
Dá para usar o WhatsApp como agenda?
Não é uma boa ideia. O WhatsApp é onde a conversa acontece, mas o horário precisa ficar numa agenda só, que toda a equipe vê.
A IA pode marcar direto na minha agenda?
Em Certu, se a agenda é o Feegow ou a agenda de Certu ligada ao Google Agenda, pode. Com outros sistemas, a IA anota o pedido e a recepção marca.
Posso deixar a recepção marcar e a IA só responder?
Pode. Com a opção de agendar sozinha desligada, a IA responde valor, convênio e endereço, pergunta o que falta para marcar e avisa a equipe, que confirma o horário.
Quanto custa?
O plano Start de Certu custa R$ 349 por mês, sem fidelidade e sem taxa de implantação. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
Quer que a IA faça isso no seu WhatsApp?
Certu é um software de automação com IA para pequenas e médias empresas brasileiras. A IA atende no WhatsApp da clínica, marca na agenda e registra cada conversa. O plano Start custa R$ 349 por mês, sem fidelidade. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
Montar a IA da minha clínicaVocê conecta o número que a clínica já usa.