Medição honesta
Como saber quantas mensagens chegam fora do horário na clínica?
Resposta rápida
Hoje Certu não tem um relatório pronto que mostre só esse número, e dizer o contrário seria mentira. O que existe é o relatório mensal com a HORA de maior entrada de conversa nova, a contagem diária de conversas atendidas e a caixa com a hora de cada mensagem, que é de onde sai a conta à mão em sete dias.
Essa é a conta que decide se vale ligar a IA, então ela merece um número de verdade em vez de um chute animado. Muita clínica acha que "quase ninguém manda mensagem de noite" e descobre o contrário na primeira semana medida.
Aqui está o que dá para medir hoje, o que não dá, e a conta de sete dias que qualquer recepção consegue fazer.
O que o painel de Certu mede hoje
| Número | Onde aparece | O que ele diz |
|---|---|---|
| Conversas atendidas por dia | Tela do WhatsApp, por dia | Quantas a IA respondeu naquele dia |
| Passadas para uma pessoa | Mesma tela | Quantas a IA entregou para a equipe |
| Horários marcados | Mesma tela | Quantas viraram compromisso na agenda |
| Tempo médio de resposta | Mesma tela | A média medida; aparece um traço quando não houve amostra |
| Hora de maior entrada de conversa nova | Relatório mensal | A hora do dia em que mais gente abre conversa no mês |
| Dia de maior movimento | Relatório mensal | O dia do mês com mais conversas atendidas |
No celular, arraste a tabela para o lado.
A hora de maior entrada tem uma trava de honestidade: ela só é publicada a partir de 10 conversas com data no mês. Com três conversas, a "hora de pico" seria a hora em que uma delas chegou, e apresentar isso como padrão do negócio seria inventar.
Nenhum desses números separa, sozinho, o que chegou dentro e fora do expediente. Por isso a conta abaixo.
A conta de sete dias, feita à mão
- Escreva o horário real da clínica, dia por dia, incluindo o almoço e o sábado.
- Abra a caixa de conversas e filtre os últimos 7 dias.
- Marque cada mensagem de paciente que chegou fora daquelas faixas. Conta mensagem que ENTROU, não conversa inteira.
- Some. Esse é o seu número da semana.
- Separe quantas eram pedido de horário. Esse é o número que vira dinheiro.
- Repita daqui a um mês, com a IA ligada, e compare quantas foram respondidas na hora.
Sete dias bastam porque o padrão de clínica é semanal: segunda de manhã e domingo à noite se repetem. Trinta dias dão um número mais bonito e não mudam a decisão.
O único número real que Certu publica
Num consultório médico que usa Certu, a IA respondeu 106 mensagens de pacientes fora do horário de atendimento em 7 dias.
Esse é o dado inteiro, sem arredondar e sem nome. Não é média de mercado, não é projeção e não vale como promessa para a sua clínica: é uma clínica, uma semana, uma contagem.
O que ele serve para mostrar é a ordem de grandeza. Cento e seis mensagens em sete dias são cerca de quinze por dia que, sem IA, ficariam esperando até a recepção abrir, e uma parte delas nunca voltaria.
O que fazer com o número depois de medir
- Se a maior parte for pedido de horário: ligue a IA fora do expediente primeiro. É o recorte com retorno mais rápido.
- Se a maior parte for dúvida de preço e convênio: a prioridade é o Cérebro, não o robô.
- Se a maior parte for paciente antigo remarcando: o problema é a régua de lembrete, não o horário.
- Se a maior parte chegar na hora do almoço: o buraco é o almoço, não a noite, e isso muda a escala da recepção.
- Se quase nada chegar fora do horário: não ligue nada fora do horário. É um resultado legítimo.
A escrita das respostas de fora do expediente está em como responder paciente no WhatsApp fora do horário, e os textos prontos em mensagem de primeira resposta fora do horário.
Perguntas frequentes
Existe um relatório de "mensagens fora do horário" em Certu?
Não existe hoje. O painel mostra conversas atendidas por dia, tempo médio de resposta, hora de maior entrada e dia de maior movimento, e a separação por expediente é feita à mão pela caixa.
Por que a hora de pico às vezes não aparece?
Porque o mês teve menos de 10 conversas com data. Abaixo disso o número seria ruído e o relatório prefere não publicar.
O tempo médio de resposta some do painel. Por quê?
Porque não houve amostra no período. O painel mostra um traço em vez de um número estimado.
A IA responde de madrugada?
Se você quiser. A clínica escolhe a janela em que a IA responde, e pode deixar só fora do expediente.
Esse número de 106 mensagens vale para a minha clínica?
Não. É a medição de um consultório, em sete dias. Sirva-se dele como ordem de grandeza e meça a sua.
Quer que a IA faça isso no seu WhatsApp?
Certu é um software de automação com IA para pequenas e médias empresas brasileiras. A IA atende no WhatsApp da clínica, marca na agenda e registra cada conversa. O plano Start custa R$ 349 por mês, sem fidelidade. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
Medir a minha semana com a IA ligadaVocê conecta o número que a clínica já usa.