O agente recebe o arquivo pela conversa?

Recebe, e as especificações ficam registradas junto no contato. O arquivo deixa de ser uma anotação de balcão e passa a ter dono e data.

Ele confere se o arquivo está certo?

Não confere. Ele informa a exigência e registra o que chegou. Abrir a arte e ver se serve continua sendo de quem opera a máquina.

Preciso escrever o que a loja faz com arquivo fora do padrão?

Vale, e é a linha que mais falta. Se você ajusta cobrando, ajusta de graça ou devolve, o agente precisa dizer isso antes de o prazo começar.

E quando o cliente não sabe montar a arte?

Aí a resposta vira oferta. Escreva se a loja cria a arte e quanto cobra, e o agente já responde isso em vez de só recusar o arquivo.

Técnico

O agente avisa o que o arquivo precisa ter antes da impressão?

Resposta rápida

Avisa, se você escrever a exigência uma vez. Formato aceito, resolução mínima, sangria e fonte convertida ditos na primeira resposta evitam a arte voltar depois de o prazo já estar correndo. Aceitar o arquivo calado é o erro mais caro de gráfica rápida, porque o cliente já contou o dia.

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A resposta completa

O pedido chega pronto na cabeça do cliente. Ele manda o arquivo, pergunta o prazo e sai da conversa achando que está resolvido. Quem abre a arte é que descobre o problema: veio em Word, veio uma imagem esticada de rede social, ou veio sem margem nenhuma para o corte.

A partir daí o prazo já começou a correr na cabeça dele. A arte volta, ele refaz ou pede para alguém refazer, e a data prometida fica impossível sem culpa de ninguém. O desgaste é da loja, mesmo o arquivo tendo chegado errado.

Escrita uma vez, a exigência sai na primeira resposta, antes de o cliente mandar qualquer coisa. Formato aceito, resolução mínima, sangria, fonte convertida e o que a loja faz quando o arquivo não atende. É a informação mais barata de escrever e a que mais evita retrabalho.

Vale escrever junto se a loja cria a arte ou só imprime o que chega, e quanto cobra pela criação. Boa parte de quem manda arquivo ruim não sabe fazer melhor, e essa frase transforma um problema de produção numa venda a mais.

Perguntas frequentes

O agente recebe o arquivo pela conversa?: Recebe, e as especificações ficam registradas junto no contato. O arquivo deixa de ser uma anotação de balcão e passa a ter dono e data.
Ele confere se o arquivo está certo?: Não confere. Ele informa a exigência e registra o que chegou. Abrir a arte e ver se serve continua sendo de quem opera a máquina.
Preciso escrever o que a loja faz com arquivo fora do padrão?: Vale, e é a linha que mais falta. Se você ajusta cobrando, ajusta de graça ou devolve, o agente precisa dizer isso antes de o prazo começar.
E quando o cliente não sabe montar a arte?: Aí a resposta vira oferta. Escreva se a loja cria a arte e quanto cobra, e o agente já responde isso em vez de só recusar o arquivo.