A regra precisa ser rígida?

Não precisa ser rígida, precisa ser única. O problema não é a cobrança, é cada família receber uma resposta diferente para a mesma situação.

A confirmação na véspera resolve sozinha?

Resolve parte. Ela converte falta em remarcação, mas quando a família não responde nada, é a regra escrita que diz o que fazer.

O agente cobra a sessão perdida?

Ele informa a regra que você escreveu e manda o meio de pagamento que você já usa. Decidir cobrar ou não continua sendo seu.

E o atraso, entra na mesma regra?

Vale escrever junto. Atraso de vinte minutos numa sessão de quarenta é quase uma falta, e a família costuma não enxergar assim sem uma frase clara.

Vale a pena?

Preciso escrever a regra de falta antes de ligar o agente?

Resposta rápida

Precisa, e é o erro mais comum em consultório de fonoaudiologia. Sem uma frase clara sobre o que acontece quando a família não avisa, cada caso é resolvido de um jeito diferente. O horário fixo da semana, que é o mais valioso da agenda, acaba virando o mais frágil.

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A resposta completa

Terapia de fala vive de frequência. A família marca terça às quinze horas e aquele bloco fica reservado semana após semana. É o formato que funciona para o tratamento e o mais difícil de sustentar na agenda, porque uma falta sem aviso não dá tempo de ser ocupada por ninguém.

Quando não existe regra escrita, quem responde decide na hora. Uma família ouve que tudo bem, outra ouve que a sessão será cobrada, e a terceira nem recebe resposta. Isso não é falha do agente: ele repete a incerteza que já existia no consultório.

A regra não precisa ser dura, precisa ser uma só. Quanto tempo antes o aviso vale, o que acontece com a sessão avisada em cima da hora, se existe reposição na mesma semana e como fica o atraso. Escrito assim, o agente responde igual para todo mundo, e você para de negociar caso a caso entre uma sessão e outra.

A confirmação na véspera é o outro lado da mesma coisa. Ela transforma parte das faltas em remarcação, porque a família responde que não vem e o horário volta a ficar disponível a tempo.

Perguntas frequentes

A regra precisa ser rígida?: Não precisa ser rígida, precisa ser única. O problema não é a cobrança, é cada família receber uma resposta diferente para a mesma situação.
A confirmação na véspera resolve sozinha?: Resolve parte. Ela converte falta em remarcação, mas quando a família não responde nada, é a regra escrita que diz o que fazer.
O agente cobra a sessão perdida?: Ele informa a regra que você escreveu e manda o meio de pagamento que você já usa. Decidir cobrar ou não continua sendo seu.
E o atraso, entra na mesma regra?: Vale escrever junto. Atraso de vinte minutos numa sessão de quarenta é quase uma falta, e a família costuma não enxergar assim sem uma frase clara.