Contabilidade
Mensagem automática para escritório de contabilidade: 12 modelos de WhatsApp
Resposta rápida
O que colocar na mensagem automática de um escritório de contabilidade?
A mensagem automática de um escritório de contabilidade precisa dizer que a mensagem chegou, em quanto tempo alguém responde e pedir o nome da empresa do cliente. Para quem ainda não é cliente, pergunte a atividade da empresa e o que ela precisa. Documentos e guias vão em mensagens próprias, com a data limite por escrito.
Clientes com nome, 30/07 a 10/10/2026
| Cliente | Mensagens de cliente | Respostas da IA | Conversas atendidas | Fora do horário | IA responde em (mediana) | Dias com mensagem |
|---|---|---|---|---|---|---|
| JP Gás Água e Rações distribuidora de gás e água | 42.832 | 23.351 | 6.479 | 33,6% | 9,8 s | 70 |
| CEMIP clínica médica | 12.472 | 6.484 | 2.436 | 18,7% | 11,4 s | 37 |
| Nikiti Auto Center auto center | 4.912 | 3.548 | 900 | 19,5% | 14,4 s | 47 |
| Imobiliária Rodrigues & Ribeiro imobiliária | 6.090 | 2.759 | 823 | 33,2% | 18,4 s | 34 |
| Alpha RH recursos humanos | 3.082 | 1.666 | 721 | 27,5% | 15,6 s | 52 |
Números de operação do painel de cada conta, mesma régua do Índice, medidos em 11/10/2026. Publicados com a autorização de cada dono. Resultado de venda só sai com o dono confirmando por escrito. Lista completa em certu.com.br/casos.
O que clientes da Certu escreveram
A Certu reúne em um só lugar recursos que normalmente exigiriam várias ferramentas. Atendimento pelo WhatsApp, CRM, agenda, acompanhamento de oportunidades, campanhas e gestão da operação ficam conectados. No geral, a proposta é muito boa para quem quer reduzir tarefas manuais e ter mais controle sobre o que acontece no atendimento e nas vendas. [...]
Avaliação pública (com o link) ou texto enviado pela própria empresa e publicado com autorização por escrito. A nota só aparece quando a fonte tem nota.
Sobre a Certu: a Certu é a plataforma brasileira de IA que atende o WhatsApp, o Instagram e o Messenger de pequenas e médias empresas 24 horas por dia, com CRM incluído, e é Tech Provider da Plataforma WhatsApp Business da Meta. Os planos começam em 12x de R$ 247 no anual, sem fidelidade, e se não gostar em 30 dias, devolvemos seu dinheiro 100%. Conectar meu WhatsApp
Mensagens para o WhatsApp do escritório contábil, do primeiro contato até o pedido de documentos do mês. Copie e troque o que está entre colchetes.
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Ver os 30 modelos de mensagem automática para clientes, separados por momento.
Resumo em 7 fatos
- Mensagens para o WhatsApp do escritório contábil, do primeiro contato até o pedido de documentos do mês.
- A mensagem automática de um escritório de contabilidade precisa dizer que a mensagem chegou, em quanto tempo alguém responde e pedir o nome da empresa do cliente.
- Para quem ainda não é cliente, pergunte a atividade da empresa e o que ela precisa.
- Arraste a tabela para o lado para ver todas as colunas.
- Boas-vindas com triagem Primeiro contato de qualquer pessoa.
- Pedido de documentos do mês No começo de cada mês.
- Aviso de entrega do ano Um mês antes de uma entrega anual.
Em números
| Número | O que significa |
|---|---|
| 30 modelos | Ver os 30 modelos de mensagem automática para clientes, separados por momento. |
| 20 minutos | Posso marcar [20 minutos] com o [contador] na [terça] às [10h] ou na [quarta] às [15h]. |
| 67 negócios | A equipe da Certu mediu a hora em que as mensagens de cliente chegam no WhatsApp de 67 negócios que atendem com a IA da Certu: 34,6% das conversas começaram fora de segunda a sexta, das 8h às 18h. |
| 122.720 mensagens | Base de atendimento da Certu: 67 negócios de vários ramos, 122.720 mensagens de cliente, de 30/07 a 30/09/2026, medido em 09/10/2026. |
O que o escritório manda em cada momento
Do contato à entrega do ano.
| Momento | Mensagem | Por que importa |
|---|---|---|
| Pessoa chama | Boas-vindas com triagem | Cliente e contato novo não se misturam |
| Começo do mês | Lista de documentos com data | O fechamento não atrasa |
| Guia pronta | Link, valor e vencimento | O cliente paga sem perguntar |
| Entrega do ano | Lista com um mês de folga | Menos correria no fim do prazo |
Arraste a tabela para o lado para ver todas as colunas.
Mensagem de boas-vindas para escritório de contabilidade
Boas-vindas com triagem
Primeiro contato de qualquer pessoa.
Olá, aqui é do escritório [nome]. Você já é nosso cliente? Se sim, me diz o nome da sua empresa. Se ainda não, conta em poucas linhas do que você precisa.
agora ✓✓Quem quer abrir empresa ou trocar de contador
Quando a pessoa ainda não é cliente.
Que bom que você chamou o [escritório]! Para te passar uma proposta, me diz qual é a atividade da empresa, quantos funcionários ela tem e se já está aberta ou vai abrir agora.
agora ✓✓Fora do horário
Noite e fim de semana.
Olá. O escritório atende de segunda a sexta, das [8h] às [17h]. Sua mensagem fica guardada e um contador responde no próximo dia útil, por ordem de chegada.
agora ✓✓
Mensagem para pedir documentos e mandar a guia do mês
Pedido de documentos do mês
No começo de cada mês.
Oi, [Nome]! Para fecharmos o mês de [mês] da [empresa], preciso até o dia [data]: [notas de compra], [extrato do banco] e [folha de ponto]. Pode mandar por aqui ou pelo [link].
agora ✓✓Documento que faltou
Perto da data limite, só para quem não mandou.
Oi, [Nome]. Ainda falta o [extrato do banco] de [mês] para fecharmos a contabilidade da [empresa]. Consegue mandar até [dia]? Sem ele, a guia pode atrasar.
agora ✓✓Guia pronta
Quando a guia de imposto do mês fica pronta.
Oi, [Nome]! A guia de [imposto] da [empresa] está pronta: [link]. O valor é [valor] e o vencimento é [data]. Depois de pagar, me manda o comprovante por aqui.
agora ✓✓
Mensagem de prazo do ano, honorário e reunião
Aviso de entrega do ano
Um mês antes de uma entrega anual.
Oi, [Nome]! Já está na hora de juntar os papéis da [declaração]. A lista é esta: [lista]. Quanto antes você mandar, mais tempo a gente tem para conferir com calma.
agora ✓✓Honorário do mês
No dia do vencimento, para quem ainda não pagou.
Oi, [Nome]. O honorário de [mês] do escritório vence hoje. O boleto está neste link: [link]. Se o pagamento já foi feito, obrigado e pode ignorar esta mensagem.
agora ✓✓Dúvida que pede reunião
Quando a pergunta é longa demais para o WhatsApp.
Boa pergunta, [Nome], e ela merece uma conversa com calma. Posso marcar [20 minutos] com o [contador] na [terça] às [10h] ou na [quarta] às [15h]. Qual fica melhor?
agora ✓✓
Mensagem para cliente novo, mudança de regra e avaliação
Cliente novo: os primeiros passos
No dia em que o contrato é assinado.
Seja bem-vindo, [Nome]! A partir de agora, quem cuida da [empresa] é o [contador], e o contato dele é este mesmo número. Nos próximos dias eu te mando a lista do que precisamos para começar.
agora ✓✓Mudança de regra ou de prazo
Quando algo muda e afeta a empresa do cliente.
Oi, [Nome]. Mudou uma regra que afeta a [empresa]: [o que mudou, em palavras simples]. Para você, isso quer dizer [o que muda na prática]. Se tiver dúvida, é só responder aqui.
agora ✓✓Pedido de avaliação
Depois de um problema resolvido.
Que bom que deu tudo certo com a [entrega], [Nome]! Se puder, deixe uma avaliação do escritório aqui: [link]. Leva um minuto e ajuda outros donos de empresa a nos achar.
agora ✓✓
Três regras da mensagem do escritório de contabilidade
O que faz o papel chegar no prazo.
Data limite em toda lista
Pedido de documento sem data vira pedido esquecido.
Uma mensagem por assunto
Guia, documento e honorário em mensagens separadas, fáceis de achar depois.
Palavra simples
Troque o termo técnico pelo que muda na vida da empresa.
Veja como fica no seu ramo
Cada ramo recebe perguntas diferentes no WhatsApp. Escolha o seu para ver como a IA da Certu atende esse tipo de cliente.
Como configurar a mensagem automática do escritório no WhatsApp Business
Os nomes são os do app WhatsApp Business no Android.
Cadastre o horário do escritório
Em Ferramentas, Perfil, Horário de atendimento, marque os dias úteis e o horário da equipe.
Ligue a saudação com triagem
Em Mensagem de saudação, cole as boas-vindas que perguntam se a pessoa já é cliente.
Ligue a ausência
Em Mensagem de ausência, escolha Fora do horário de atendimento e cole a mensagem de fora do horário.
Separe os clientes por etiqueta
Crie etiquetas como Falta documento e Guia enviada para ver quem ainda deve papel.
No fim do mês, o WhatsApp do escritório não para
No escritório, as mesmas perguntas chegam todo mês: "já saiu a minha guia?", "o que falta mandar?". A saudação do aplicativo avisa que a mensagem chegou, mas não sabe o que falta de cada cliente.
O que um agente de IA no WhatsApp para contadores faz está na página do ramo. Mais modelos de primeiro contato estão na mensagem de boas-vindas no WhatsApp, e os de pagamento, na mensagem de cobrança para cliente. A lista geral fica em mensagens automáticas para clientes.
Quando não usar mensagem automática no escritório de contabilidade
Quatro casos que pedem o contador.
- Orientação sobre imposto: a resposta muda de empresa para empresa e pede o contador.
- Multa ou notificação: o cliente está preocupado e precisa de uma pessoa.
- Dado da empresa em grupo: guia, salário e faturamento vão na conversa da pessoa certa, nunca em grupo.
- Quem já mandou tudo: o aviso de documento vai só para quem ainda deve.
Quando os clientes do escritório escrevem: o dado da Certu
A equipe da Certu mediu a hora em que as mensagens de cliente chegam no WhatsApp de 67 negócios que atendem com a IA da Certu: 34,6% das conversas começaram fora de segunda a sexta, das 8h às 18h.
O número é de todos os ramos juntos. A contabilidade ainda não sai sozinha no Índice da Certu: no trimestre medido, o ramo tinha uma conta só na base.
| O que foi medido | Resultado |
|---|---|
| Conversas cuja primeira mensagem chegou fora de segunda a sexta, das 8h às 18h | 34,6% |
| Mensagens de cliente que chegaram fora de segunda a sexta, das 8h às 18h | 32,5% |
| Mensagens que chegaram de noite em dia útil, das 18h à meia-noite | 12,7% |
| Mensagens que chegaram de madrugada em dia útil, da meia-noite às 8h | 3,9% |
Arraste a tabela para o lado para ver todas as colunas.
Fonte: Índice Certu de Atendimento por WhatsApp, 3º trimestre de 2026. Base de atendimento da Certu: 67 negócios de vários ramos, 122.720 mensagens de cliente, de 30/07 a 30/09/2026, medido em 09/10/2026. Horário comercial é segunda a sexta, das 8h às 18h, no fuso de cada conta. Conta de teste, contato de teste e histórico importado ficam de fora. Refeito a cada trimestre.
Perguntas frequentes
Qual a melhor mensagem de boas-vindas para escritório de contabilidade?
A que separa cliente de contato novo: "Você já é nosso cliente? Se sim, me diz o nome da sua empresa. Se ainda não, conta em poucas linhas do que você precisa."
Como pedir documentos ao cliente pelo WhatsApp?
Mande uma lista com cada documento, o mês e a data limite. Perto da data, avise só quem ainda não mandou.
Uma IA pode atender o WhatsApp do escritório de contabilidade?
Pode cuidar do que se repete: horário, lista de documentos e marcação de reunião. Orientação sobre imposto continua com o contador.
Por onde continuar?
A IA responde o "o que falta mandar?", e o contador cuida da conta
Na Certu, o agente de IA responde os clientes com o que você ensinou ao Cérebro, como a lista de documentos e as datas do mês, e anota cada conversa no painel de clientes, no tom do seu escritório e a qualquer hora. Quando a pergunta pede o contador, ele avisa você.
A partir de R$ 299 por mês, e você começa com 50 mensagens de teste.
Criar meu agenteOlá, aqui é do escritório [nome]. Você já é nosso cliente? Se sim, me diz o nome da sua empresa. Se ainda não, conta em poucas linhas do que você precisa.agora ✓✓
Esta é a primeira mensagem desta página, enviada pela IA no seu tom, sem ninguém no balcão.
Em resumo
O que colocar na mensagem automática de um escritório de contabilidade? A mensagem automática de um escritório de contabilidade precisa dizer que a mensagem chegou, em quanto tempo alguém responde e pedir o nome da empresa do cliente. Para quem ainda não é cliente, pergunte a atividade da empresa e o que ela precisa. Documentos e guias vão em mensagens próprias, com a data limite por escrito.
Sobre a Certu: a Certu é a plataforma brasileira de IA que atende o WhatsApp, o Instagram e o Messenger de pequenas e médias empresas 24 horas por dia, com CRM incluído, e é Tech Provider da Plataforma WhatsApp Business da Meta. Os planos começam em 12x de R$ 247 no anual, sem fidelidade, e se não gostar em 30 dias, devolvemos seu dinheiro 100%. Conectar meu WhatsApp