O custo real de um funcionário: 13º, férias, encargos e o que provisionar todo mês
O custo real de um funcionário é o salário mais os direitos que vencem depois. São eles: FGTS mensal, férias com um terço, décimo terceiro, INSS da empresa e rescisão. Quem separa esse dinheiro mês a mês não toma susto em dezembro nem na demissão.
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Em resumo
- Salário é a base; férias, 13º, FGTS e encargos vêm por cima, todo mês.
- Provisionar é separar a fração mensal do que vence uma vez por ano.
- A rescisão sem justa causa tem custo próprio: aviso, multa do FGTS e proporcionais.
O que compõe o custo de um funcionário
| Item | Quando é pago | Quem paga | Como provisionar |
|---|---|---|---|
| Salário | Todo mês | Empresa | Já está no fluxo |
| FGTS | Todo mês, sobre o salário | Empresa | Sai na guia mensal |
| Férias com um terço | Uma vez por ano, no período de férias | Empresa | Um doze avos por mês, mais o terço |
| Décimo terceiro | Em duas parcelas, no fim do ano | Empresa | Um doze avos por mês |
| INSS patronal | Todo mês | Empresa; no Simples, dentro do DAS na maioria dos anexos | O contador informa o percentual |
| Vale-transporte, alimentação, plano | Todo mês | Empresa, com desconto parcial do funcionário quando a lei permite | Já está no fluxo |
| Rescisão | No desligamento | Empresa | Reserva separada, porque não tem data |
Os percentuais exatos dependem do regime tributário e das convenções coletivas da categoria, que podem prever pisos e benefícios obrigatórios. É o contador quem monta a conta com os números do seu caso.
Por que dezembro e o mês de férias apertam
Porque duas despesas do ano vencem juntas. O décimo terceiro é um salário a mais, pago em novembro e dezembro. As férias são um mês de salário com um terço a mais, pago antes de a pessoa sair. E ela sai num mês em que não trabalha, e em que muitas vezes alguém precisa cobrir. Uma empresa com três funcionários sente isso como um mês com o dobro de folha.
Guardar por mês resolve. Todo mês você separa um doze avos do salário para o décimo terceiro. E um doze avos mais o terço para as férias. Esse dinheiro vai para uma conta separada, ou para uma linha do fluxo de caixa marcada como comprometida. Quando o mês chega, o dinheiro já existe.
Quanto custa demitir
- Aviso prévio: trabalhado ou indenizado, com dias a mais por ano de casa.
- Saldo de salário dos dias trabalhados no mês.
- Férias vencidas e proporcionais, com o terço.
- Décimo terceiro proporcional.
- Multa sobre o saldo do FGTS na demissão sem justa causa.
- Prazo curto para pagar: atraso gera multa.
Demitir alguém com alguns anos de casa pode custar vários salários de uma vez. Uma reserva para rescisão, mesmo pequena, evita adiar um desligamento necessário por falta de caixa. Esse é o pior cenário: pagar a folha de quem já devia ter saído.
Como calcular o custo antes de contratar
- Defina o salário e confira o piso da categoria na convenção coletiva.
- Some os benefícios obrigatórios e os que você vai oferecer.
- Peça ao contador o percentual de encargos do seu regime.
- Acrescente um doze avos de décimo terceiro e um doze avos de férias com o terço.
- O total mensal é o custo da vaga. Some ao ponto de equilíbrio e veja quantas vendas a mais o negócio precisa fazer.
Quando o custo indica que não é hora
Se o custo total da vaga só se paga com um crescimento de vendas que ainda não aconteceu, a contratação é uma aposta. O sinal de que é hora é o oposto: trabalho pago que está sendo recusado ou atrasado por falta de gente. Contratar para o volume que existe é seguro; contratar para o volume que se espera é risco que precisa de reserva.
Como isso entra no seu controle do dia a dia
A folha e o dinheiro guardado são linhas fixas do fluxo de caixa. Um controle que projeta as saídas do ano inteiro mostra dezembro e o mês de férias com meses de antecedência. Assim você guarda antes, em vez de correr atrás. O mesmo controle, junto com o registro de vendas, responde à pergunta que vem antes de contratar. O negócio cresceu o bastante para carregar mais uma pessoa?
E depois dela, mostra se a vaga trouxe receita ou só custo, comparando o resultado dos meses antes e depois.
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Perguntas frequentes
- Quanto custa um funcionário além do salário?
- Depende do regime e da categoria. A regra de bolso fica entre uma vez e meia e quase o dobro do salário. Isso somando FGTS, férias, décimo terceiro, encargos e benefícios. O contador calcula o exato.
- O que é provisionar?
- Separar todo mês a fração das despesas que vencem uma vez por ano, como décimo terceiro e férias, para que o dinheiro exista quando a data chegar.
- Empresa do Simples paga INSS patronal?
- Na maioria dos anexos a parte patronal está embutida no DAS. Em um dos anexos ela é paga à parte. O contador diz qual é o seu caso.
- Quanto custa demitir sem justa causa?
- Aviso prévio, saldo de salário, férias e décimo terceiro proporcionais, e a multa sobre o FGTS. Com anos de casa, pode somar vários salários.
