Mensagem de cancelamento de agendamento: 11 modelos para copiar

Como escrever uma mensagem de cancelamento de agendamento?

Quando a empresa precisa cancelar

O cliente cumpriu a parte dele. Peça desculpas uma vez, dê o motivo em uma linha e ofereça novos horários na mesma mensagem.

1. 1. O profissional não está disponível

   Quando usar: Quem atenderia o cliente está doente ou precisou sair.

   Hello [Name], this is [Business]. I am sorry: [Professional] cannot work on [date], so we have to cancel your [time] appointment.
   
   I can offer you [new date and time 1] or [new date and time 2]. Which one is better for you?

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2. 2. Precisamos fechar por hoje

   Quando usar: Algo inesperado fecha a empresa no mesmo dia.

   Hi [Name], [Business] here. We have to close today because of [reason], and your [time] appointment cannot happen. We are sorry for the short notice.
   
   Can I move you to [new date] at the same time?

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3. 3. Um problema no local

   Quando usar: Falta luz, falta água ou a sala não pode ser usada.

   Hello [Name]. We have a problem at our location today ([problem]) and we cannot see customers safely.
   
   Your appointment on [date] at [time] is cancelled. Please tell me which day suits you this week and I will hold the first open time for you.

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4. 4. Mau tempo ou falta de transporte

   Quando usar: Uma tempestade, uma enchente ou uma greve dificulta a chegada da equipe ou do cliente.

   Hi [Name], this is [Business]. Because of [weather or situation], we are cancelling all appointments on [date], yours at [time] included.
   
   You do not lose anything. Write back when it is easier for you and we will book a new time.

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5. 5. Erro nosso na marcação

   Quando usar: Dois clientes foram marcados no mesmo horário e um precisa mudar.

   Hello [Name]. I owe you an apology: we booked two people for [time] on [date] by mistake, and I need to move your appointment.
   
   I kept [new time 1] and [new time 2] open for you. Which one do you want?

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Quando o cliente cancela

Confirme rápido, para ele saber que você leu, e deixe a porta aberta para uma nova marcação.

1. 6. Confirmando que o cliente cancelou

   Quando usar: O cliente avisou a tempo que não pode ir.

   Thank you for telling us, [Name]. Your appointment on [date] at [time] is cancelled and there is no charge.
   
   When you want to book again, just send a message here.

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2. 7. Cancelou muito em cima da hora, com taxa

   Quando usar: O cliente cancela depois do prazo de aviso da sua política, e uma taxa se aplica.

   Hi [Name], I cancelled your appointment on [date] at [time].
   
   Because it was cancelled with less than [notice time] of notice, our policy charges [fee]. I can send you the payment details, or add it to your next visit. Which do you prefer?

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3. 8. Cancelou muito em cima da hora, taxa dispensada desta vez

   Quando usar: É o primeiro cancelamento em cima da hora e você escolhe não cobrar.

   No problem, [Name]. Your [time] appointment on [date] is cancelled.
   
   Our policy asks for [notice time] of notice, but this time there is no fee. Next time, please tell us earlier so we can give the time to someone else.

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Depois de uma falta, e a política

1. 9. O cliente não compareceu

   Quando usar: O horário passou e o cliente não chegou nem escreveu.

   Hello [Name], we waited for you today at [time] and did not see you. I hope everything is fine.
   
   Would you like a new time? I have [new date and time 1] and [new date and time 2].

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2. 10. Política de cancelamento, enviada junto com a marcação

   Quando usar: Logo depois de uma marcação, para a regra ser conhecida antes de ser necessária.

   One more thing about your booking, [Name]: if you cannot come, please tell us at least [notice time] before. After that, we charge [fee] because we cannot fill the time.
   
   Thank you for understanding.

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3. 11. Pedindo um sinal depois de cancelamentos repetidos

   Quando usar: O mesmo cliente cancelou ou faltou várias vezes e quer marcar de novo.

   Hi [Name], happy to book you again. Since the last appointments were cancelled, we now ask for a deposit of [amount] to hold the time. It comes off the price on the day.
   
   Shall I send you the payment details?

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Cinco regras para uma mensagem de cancelamento

• Escreva a data e a hora do agendamento. "Seu agendamento" não basta para quem tem dois.
• Dê o motivo em uma linha. Uma explicação longa parece desculpa.
• Ofereça novos horários na mesma mensagem. Não faça o cliente pedir.
• Envie assim que souber. Cada hora de atraso é uma hora que o cliente poderia ter usado para se organizar.
• Se uma taxa se aplica, diga o valor e onde a regra está escrita. Nunca mencione uma taxa de que o cliente não foi avisado antes.

Como enviar uma mensagem de cancelamento automaticamente

Salve como resposta rápida. O aplicativo WhatsApp Business tem respostas rápidas, feitas para textos que você envia com frequência. O WhatsApp as explica na própria página de ajuda: Como usar respostas rápidas. Salve cada mensagem desta página uma vez e depois troque o nome, a data e a hora antes de enviar.

Um texto salvo ainda exige que você abra a conversa, encontre o cliente e aperte enviar. Num dia em que a empresa fecha sem aviso, isso é uma mensagem para cada cliente da lista.

Deixe um agente de IA responder. Um agente de IA no seu número de WhatsApp lê o que o cliente escreveu e responde com as informações que você deu: seus horários, seus preços, suas regras. Você escreve a regra uma vez, em palavras simples, e o agente a usa em todas as conversas. Uma pessoa da sua equipe pode assumir a qualquer momento.

Seja qual for a ferramenta, a decisão de cancelar um agendamento que a empresa fez deve continuar com uma pessoa. A parte automática é a resposta ao cliente que escreve pedindo para cancelar.

Perguntas que as pessoas fazem

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